De Belgische studie analyseert hoe met de gegevens van verzoekers om internationale bescherming wordt omgegaan vanaf het maken van een verzoek tot internationale bescherming tot het nemen van de beslissing in eerste instantie. Daarbij wordt voornamelijk gekeken naar het beheer van deze gegevens door twee Belgische asielinstanties: Dienst Vreemdelingenzaken (DVZ) en het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen (CGVS). De studie legt uit hoe de gegevens verzameld, opgeslagen en verwerkt worden, wie er toegang tot heeft, hoe ze beschermd worden en hoe de datakwaliteit verzekerd wordt.  

Beide instanties hebben een eigen database (Evibel van DVZ en Actio van CGVS) die  data van verzoekers om internationale bescherming opslaan. Daarnaast gebruiken deze instanties ook data uit andere nationale databanken (bijvoorbeeld het Wachtregister en Printrak). Ten slotte bestaan er op het EU-niveau eveneens informatiesystemen die op een gedecentraliseerde wijze gegevens verzamelen: asiel-gerelateerde gegevens worden op nationaal niveau ingevoerd en centraal ter beschikking gesteld van de verschillende Lidstaten (en in bepaalde gevallen EER-landen, zoals IJsland en Noorwegen).

In de studie komt duidelijk naar voren dat er een wil is om verder in te zetten op het beheer van gegevens op nationaal niveau, maar dat:

• Menselijke, technische en financiële hindernissen de weg naar digitalisering in datamanagement bemoeilijken;
• De algemene coördinatie met betrekking tot databeheer en de coördinatie van databeheer tussen de verschillende asielinstanties beter kan;
• Er institutionele uitdagingen zijn om de coördinatie te verbeteren (onafhankelijkheid CGVS);
• De complexiteit van het wettelijk kader het werk van de instituties bemoeilijkt.

Toch toont de studie ook aan dat een omwenteling ingezet is en dat de verschillende asielinstanties inzetten op beter databeheer. Zo is het CGVS, onder meer, een semi-automatisch ‘allocatie’-systeem aan het testen dat de efficiëntie van de dossierbehandeling moet verbeteren. Daarnaast staan Evibel en Actio voor een ‘upgrade’ en worden er gesprekken gevoerd om beide databanken beter te coördineren. Ten slotte, heeft de nieuwe Staatssecretaris voor Asiel en Migratie een audit gepland van de verschillende asieldiensten om hun procedures te optimaliseren en te verbeteren. Ook andere aanstaande evoluties worden verder beschreven in de studie.